ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ
Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format, ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmektir.
NEDEN EBYS ?
Teknolojik Gelişmeler
Maliyet Kazancı
Zaman tasarrufu
Şeffaflık
Kolay yönetebilme ve hızlı erişilebilirlik
Standartlaştırma
Arşivleme
Ekolojik kazanç
TSE 13298 OLUŞUM SÜRECİ
3 Aralık 2003 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu oluşturuldu.
Elektronik İmza Kanunu 23 Ocak 2004 tarihinde yayınlandı ve 23 Temmuz 2004’de yürürlüğe girdi.
Yüksek Planlama Kurulu 24 Mart 2005 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı yayınlandı.
Eylem Planı 37. Maddesi
“Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır.”
E-DÖNÜŞÜM TÜRKİYE İCRA KURULU
Karar Tarihi: 9 Eylül 2004
Karar No: 7
Karar Konusu: Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi
İcra Kurulu, Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi konularında çalışmalar yapmak üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü görevlendirmiştir.
Elektronik Belge Standartları. 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. 16 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazete de yayınlamıştır.
EBYS KAPSAM
Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimleri,
-EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları,
-Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler,
-Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler,
-Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler,
-Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler,
-Elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması
EBYS ye geçiş sürecinde dikkat edilmesi gereken hususlar;
– EBYS planlanırken öncelikle “Dosya Tasnif Planları” hazırlanmalıdır,
– Süreçler belirlenmeli iş akışları oluşturulmalıdır,
– Belge yönetim politikaları belirlenmeli,
– Belgelerin yönetilmelerinden sorumlu olacak uzman personel istihdam edilmeli,
– Yetki ve sorumluluklar belirlenmelidir,
– Diğer kurumsal bilgi sistemleri ile entegrasyon iyi planlanmalı,
– Her konu ve aşamada Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile iş birliği yapılmalıdır.
EBYS İÇİN ÖNERİLER
EBYS Şube Müdürlüklerinin kurulması,
Kurumdaki birimlerin beraber hareket etmesi, yükün sadece bilgi işleme bırakılmaması,
Ebys almadan önce; kurum standart dosya planları, iş akışları, imza rotaları vb. durumların hazırlanması.
Kurumda bir iç yönerge hazırlanması (programı tarif eden ve kurum içi kuralları, görev tanımlarını anlatan)
Her aşamada DAGM ile işbirliği
DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNCE YAPILAN ÇALIŞMALAR
2009 yılında;
Merkezi yönetimlere yönelik genel bilgilendirme toplantısı yapılmıştır.
Toplantıya; 126 kamu kurum ve kuruluşundan 411 kişi katılmıştır.
2010 yılında yerel yönetimler, valilikler ve üniversiteler yönelik genel bilgilendirme toplantısı yapılmıştır.
Toplantıya:
Büyük Şehir Belediyeleri, il belediyeleri ve nüfusu 100000 in üzerinde olan ilçe belediyeleri olmak üzere 146 birimden 286 kişi,
81 İlin özel idarelerinden 185 kişi, 89 Üniversiteden 183 kişi katılmıştır.
01 Haziran 2009 dan bugüne kadar 85 kamu kurum ve kuruluşunda (bakanlık- genel müdürlük-belediye-üniversite) yerinde tespit denetim ve eğitim çalışması yapılmıştır.
Amacı;
Kamu kurum ve kuruluşlarını EBYS ve elektronik arşiv konusunda bilinçlendirmek,
Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan EBYS çalışmalarını daha yakından takip edebilmek ,
Kurumlarda EBYS işlemlerinin standarda uygun bir biçimde ilerlemesini sağlamak,
Kamuda EBYS konusunda bir birliktelik oluşturmak,
Kamuda ortak çalışabilir bir platform oluşturmak.