EBYS İle Amaçlanan Nedir?
EBYS ile gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;
* Yazışmaların standartlaşması,
* Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
* Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
* Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi hedeflenmektedir.
EBYS İle Ne Yapılabilir?
* Tanımlı iş akışı yolları ile belgeler, zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırılabilir.
* Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alınıp gönderilebilir.
* Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.
* Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.
* Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
* Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkânı sağlanabilir.
* Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırası tanımlanabilir.
* Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin; tüm illere )aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
* İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa görevleri yürütecek birine vekâlet verilebilir.
* Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
* Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlanabilir.
* İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kâğıtsız ofise geçilmesi sağlanacaktır.
* Dijital imza ile sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır.
EBYS’nin Getirileri
* Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
* Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
* Güvenli ve mekândan bağımsız erişim imkânı sağlar.
* Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
* Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
* Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.